◇张家界会议——预定及服务流程
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| 一、会前 |
| （一）、接受会议组织方咨询，了解会议接待要求，包括：会议日程、与会人数、会议酒店级别、会议类型、旅游考察天数、与会人员来自的区域、会议室要求、娱乐节目要求、接送站要求、饮食要求等等尽可能详细的情况说明。 |
（二）、1个工作日之内，向会议组织方提供会议及旅游考察线路的详细日程计划，提供各项服务内容及其服务明细报价，以完备的会议预案书给会议组织方。
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（三）、应会议组织方要求，接受实地考察，并委派专人协助会议组织方考察，考察内容包括：酒店客房、会议室、餐厅、公司实力考察、会议旅游线路考察等，然后研讨会议安排的可行性，预测并弥补会议安排漏洞。
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| （四）、为了维护双方权利与义务，双方签订会议服务合同，会议组织方向会议协办方（“运通公司会议中心”）支付一定金额的预订金，具体金额视会议人数及规格来定。 |
（五）、落实接待前期工作，包含：住宿客房的安排、用餐的安排、会议室的布置、车辆的调度、导游的委派、相关工作人员的分工等。 |
（六）、临近正式会议日期的前1-3天内，会务组人员提前到达会议地点，检查各项接待工作的落实情况并对接待服务细节事宜作进一步的调节与部署，确保会议服务如期进行。 |
| 二、会中 |
到达会议报到日期，会议正常开展，所有工作人员按部就班，各施其职，力保会议及会议旅游井然有序进行。
1．
会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2．
会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3．
会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4．
会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5．
会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6．
会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7．
会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8．
会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
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| 三、会后 |
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会议及旅游考察日程结束，参会人员返程（送站车亮及导游人员准时到位）==》会议组织方与会议协办方对帐，结算开票==》会务组人员返程，会议服务圆满完成。 |